大创经费报销经验谈

之前挖坑说要来讲讲大创报销, 正好这次差不多完成了第一次的报销流程, 借机来记录一下整个流程.

如果你想了解大创的整体流程, 请看 大创长跑经验谈与小撇步. 本篇只描述经费和报销的部分.

我们的大创项目是最低一档的校级项目, 只有 2000 经费. 不过两千其实也不少了, 也可以好好利用一下, 给自己的设备升级一下.

大创经费报销时间表

一般来说, 项目在四五月的时候顺利结题就能开始走报销流程了. 结题之后的大约一个半月?(今年情况特殊到十月中)内, 都可以进行报销. 请要报销的项目抓紧时间!!

报销流程

本节出现的发票的具体细节, 参见下一节 关于增值税开发票.

开出发票后, 把每张发票截图并填个表交到大创系统内(看各个学校要求), 这部分会在结题后一两周完成.

之后把发票整理一下, 联系指导老师填写财务报销单, 然后签字审批, 最后送到财务完成报销. (提交给财务的内容不需要与提交给大创系统的内容相同, 因此电子版乱填也问题不大)

1. 发票图片要先提交给指导老师, 最好做一个 excel 把发票的内容, 发票号, 金额填一下, 方便老师填入系统. 还要提供一个收款卡号.
2. 指导老师会帮你填到报销系统内(有的老师会把号给你让你自己填), 填完后提交到财务审核, 一两天后会通过.
3. 通过后会生成几个电子版的 PDF 文档, 老师会发给你. 你需要打印下来, 和发票的图片(打印)一起, 拿去提交给财务.
4. 提交给财务之前, 需要大创组长, 指导老师先签字, 然后去找大创老师(不是指导老师)和系里负责这块的老师签字, 一般就看一眼或者看都不看就签了.
5. 签字后去财务报销. 大概两三天后就会有结果, 财务会联系指导老师. 指导老师回来联系你. 这时候, 或者过一两天, 钱就应该到你账上了.

关于报销内容

什么能报销

其实不需要根据之前填写的大创申报书的小项(书本费/软件费/硬件费/叭叭叭)里的金额进行报销, 严格来说什么都能报销(也有一种说法是单项要一千以内). 差旅, 交通还要找指导老师开证明, 如果有遗失材料还要去系里面开证明, 比较麻烦不建议开. 如果有闲钱, 去买点书, 电脑外设(显示器/键盘/鼠标/内存条/..), 文具什么的也都行, 只要你觉得合理就能报销.

报销材料要收回/留校吗

有一种说法是物理设备或是单价高的商品, 校方需要收回并保存在学校; 还有的说书本要储存在学校. 暂待考证, 目前没有遇到. 实在不行跟他说东西弄丢了, 总不会还要你赔钱吧?

报销次数有上限吗

可以无限次提交报销申请, 因此也不用在一次就把所有经费都报完. 我们组就准备报两次. 报一次大约要两周(找不到人签字/事太多没时间等不可抗力), 两次要抓紧时间, 也要和指导老师搞好关系.

报销金额多久收到

据说, 到财务报销后的两个工作日左右就能收到. 不过我们组已经三周了还没收到经费, 再几天账户都要被学校被锁了(白眼

关于增值税开发票

什么是发票

你需要去找商家开增值税发票(纸质/电子均可), 收据和交易记录不行. 推荐找天猫或是京东商家购买, 比较容易开发票, 淘宝大部分都没有开票功能, 要一个个去问店家还要看脸色比较烦.

票面购买方信息

在学校发布了报销说明后, 这时候就知道了发票上购买方的信息(名称和纳税人识别号必填), 需要在开出的发票内填写. 个人发票不能报销, 因此不要操之过急, 我在中期之前开了一堆个人票, 现在都变成垃圾了.

年后不能开票

有些商家会拒绝在年后为商品开票, 而大创项目是跨年的. 因此如果是下半年(中期前)买了东西要开票, 可以去搜索一下贵校的发票上要填的购买方的信息, 提前开好. 或者也可以等到上半年(中期后)再开始买买买.

发票上的时间

去财务报销的时候, 明显发现财务并不熟悉我们的项目开始和结束的时间, 因此我想开出发票的时间(会显示在发票上)并不需要在大创开始和结束的时间内, 因此如果结题后发现还有闲钱, 我想应该也还来得及买买买. 况且如果我一月买了个东西, 六月开票(结题后), 票面会显示是在六月, 但是购买是在一月(结题前), 我想不是太奇怪的学校应该都不会卡这里不放吧.

总结

只要你购买的东西不要太离谱, 发票有正确的购买方的信息(名称和纳税人识别号必填), 及时联系指导老师报销, 能找到负责人签字并且顺利送达财务室, 离成功报销就八九不离十了. 手续并不复杂, 通常也不会被刁难, 放心大胆的去报销吧.